Dịch vụ đăng ký hoạt động Văn phòng đại diện

Theo Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2014, Văn phòng đại diện ("VPĐD”) là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. VPĐD có thể đặt cùng hoặc khác tỉnh với trụ sở chính của công ty. Mọi hoạt động kê khai thuế, xuất hóa đơn đều do trụ sở chính của công ty thực hiện.Tuy nhiên, VPĐD phải tính toán các khoản khấu trừ thuế, kê khai thuế và quyết toán thuế thu nhập cá nhân và thuế nhà thầu khi thực hiện thanh toán các khoản lương, thưởng và phí dịch vụ.

Để có những kiến thức pháp lý liên quan đến thủ tục đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, Công ty Luật Việt Phong xin được tư vấn cho quý khách hàng như sau:

1.Những thông tin, giấy tờ cần thiết

Đặt tên VPĐD
- Theo Điều 20 Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ "Văn phòng đại diện”.
- Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở, đồng thời được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành. Phần tên riêng trong tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp không được sử dụng cụm từ "công ty”, "doanh nghiệp”.
- Tất nhiên, tên văn phòng đại diện cũng bắt buộc không được trùng lặp.

Trụ sở VPĐD

- Địa chỉ phải ghi đầy đủ, chính xác gồm các thông tin như số nhà, tên phố (ngõ phố) hoặc tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
- Đối với trường hợp nếu bạn đăng ký địa chỉ trụ sở là chung cư hay tòa nhà thì phải cung cấp giấy tờ chứng minh địa chỉ đó được phép làm văn phòng ví dụ như: Quyết định của chủ đầu tư hoặc các giấy tờ khác. Nếu không có giấy tờ trên thì không được sử dụng trụ sở chi nhánh là chung cư, nhà tập thể.

2. Hồ sơ đăng ký hoạt động VPĐD

Điều 33 Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp quy định Hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện:
- Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (Phụ lục II-11, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT);
- Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện;
- Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân quy định tại Điều 10 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP của người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục II-18, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT) đối với doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương chưa thực hiện bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp để được cấp đăng ký doanh nghiệp thay thế nội dung đăng ký kinh doanh trong Giấp phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương.

Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài thì hồ sơ gồm:
- Thông báo về việc lập văn phòng đại diện ở nước ngoài (Phụ lục II-12, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT).
- Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương.

3. Thủ tục đăng ký hoạt động VPĐD

Bước 1: Chuẩn bị thông tin, giấy tờ thành lập VPĐD
Bước 2: Soạn thảo và hoàn thiện hồ sơ thành lập VPĐD
Bước 3: Nộp bộ hồ sơ:
• Khi đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải gửi Thông báo lập văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện. Kèm theo Thông báo phải có các văn bản được nêu tại thành phần hồ sơ.
• Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài thì thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó. Trong thời hạn 30 ngày làm việc, kể từ ngày chính thức mở văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp phải gửi Thông báo về việc lập văn phòng đại diện ở nước ngoài đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký (Phụ lục II-12, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT). Kèm theo Thông báo phải có bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương để bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bước 4: Nhận kết quả (Nếu hồ sơ hoàn chỉnh và chính xác) trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Bước 5: Đóng lệ phí môn bài qua mạng bằng cách sử dụng Chữ ký số điện tử để nộp thuế môn bài cho doanh nghiệp hoặc đóng trực tiếp tại ngân hàng.

Mọi yêu cầu sử dụng dịch vụ của Quý khách hàng xin vui lòng liên hệ đến tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến 24/7 theo hotline 1900 6589 hoặc số điện thoại yêu cầu dịch vụ trực tiếp của chúng tôi ở bên dưới. Rất mong được hợp tác và đồng hành cùng quý khách!